10 trucs pour mieux gérer son temps et être plus productif en webmarketing

Tu as envie d’être plus efficace au travail et d’avancer plus vite sur tes projets?  Tu te sens parfois distrait et contre productif?

Il existe tellement de livres et d’études sur la gestion du temps et la productivité que l’on se demande encore comment on arrive à autant se laisser déborder. On est tous passé par là. Avoir cette sensation de courir après le temps, d’être en retard. Trop de stresse? On se plaint. Pas assez de pression? On procrastine.

Je crois que la gestion du temps et de la productivité sont si compliqué à atteindre car ils ne reposent que sur un seul facteur: l’auto-discipline. Tu es le seul maître de ta productivité et de ton temps. D’un côté, c’est une bonne nouvelle, car tu as le contrôle. D’un autre côté, c’est une mauvaise nouvelle. En effet, si tu n’arrives pas à développer ta force mentale pour lutter contre les distractions ou la flemmardise naturelle, tu risques de rester dans le schéma habituel de la perte de temps et de la sous-productivité.

Ici, la différence entre la connaissance et l’application de la connaissance est évidente. L’important n’est pas de savoir comment mieux gérer son temps mais d’agir sur la base de ce savoir. Tu sais sûrement déjà tout ce qui est écrit dans cet article. Alors prends cet article comme un rappel. Prends un stylo et fait une liste des choses que tu peux mettre en place dès demain au bureau.

Tu es la seule personne capable de mettre en place les techniques recommandées dans cet article. Tu es la seule personne capable de prendre des bonnes habitudes de travail pour améliorer ta productivité.

L’organisation

1. Ranger son bureau

Si tu es comme moi et que tu as une tendance naturelle à aimer quand c’est beau, propre et ordonné, génial, tu peux passer au point suivant. Pour les autres, je suis désolée de vous dire que même si apparemment « les gens désordonnés sont plus créatifs », ils ne sont pas plus productifs! 🙂 Désencombrer son bureau, ça aide à désencombrer son esprit. On y voit plus clair, on jette l’inutile, on classe, on archive, et on respire. Les papiers ont tendance à vite s’accumuler alors je conseille de faire un vrai tri tous les mois.

2. Tout écrire

80 000 pensée traversent notre esprit chaque jour. Notre cerveau est sans arrêt en activité et il faut l’aider. Ne fais pas confiance à ta « mémoire d’éléphant ». Garder les informations ou les tâches à faire dans ton cerveau ne fera que l’encombrer et tu auras cette sensation de ne plus savoir « où donner de la tête ». Pour enlever de la charge mentale à ton cerveau et lui laisser de l’espace pour se concentrer et réfléchir quand tu as besoin de lui, écris tout. Assiste ton cerveau en mettant en place des outils qui feront le travail pour lui.

Tiens un calendrier électronique (outlook ou google calendar sont très bien) et synchronise le calendrier entre tes différents appareils. Consulte ce calendrier tous les jours, le matin et le soir pour être sûre d’être préparé.

Fais des TO-DO listes efficaces. Comme nous l’avons vu dans l’article ‘créer une campagne Webmarketing‘, certains de tes projets auront un rétro planning avec des objectifs mensuels et hebdomadaires. Plus la période de temps est courtes, plus les objectifs se transforme en actions. J’aime beaucoup avoir une TO-DO liste, version papier, des tâches en cours (pour la journée ou la semaine) que je garde accessible en un coup d’oeil. Cette TO-DO liste est composée d’actions précises. Par exemple, une TO-DO liste ne comportera pas seulement le nom du projet mais bien l’action liée au projet.

🙁 Campagne Réseau Sociaux
🙂 Écrire le contenu des X prochaines publications et faire les design des photos et visuels pour Facebook et Instagram

Une des choses que j’ai remarqué que j’oublie le plus souvent sont les toutes petites tâches insignifiantes. Par exemple, disons que j’ai sur ma TO-DO liste « Envoyer un email à Robert pour une information sur le project A ». Le fait d’accomplir la tâche dit à mon cerveau que je n’ai plus à m’inquiéter du projet A jusqu’à nouvel ordre; je n’ai plus qu’à attendre que Robert me réponde. Je me concentre donc sur d’autres tâches en attendant. En théorie, tout va bien, sauf si Robert ne me répond pas! J’ai remarqué que si je ne faisais pas une liste de tous les emails en attente de réponse et les informations à récupérer, j’oublie. J’ai donc une aussi une liste qui fait l’historique des petites choses à faire et des gens à relancer. « Appeller Robert ; Relancer les finances pour facture Y ; vérifier information avec prestataire Z etc. »

Enfin, chaque soir, je barre les tâches accomplies (quelle satisfaction!) et je réécris au propre la liste pour le lendemain. Je conseille de toujours écrire ses TO-DO liste la veille. Cela permet d’arriver le matin et de pouvoir se rafraîchir la mémoire en un coup d’oeil sur les choses à faire.

Il existe également une technique plus poussée de liste pour prioriser les tâches en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. Si cela t’intéresse, dis le moi en commentaire et je ferai un article plus détaillé sur le sujet.

3. Organiser ses tâches par catégories

Cela peut paraître logique mais pas toujours automatique. Regroupe tes tâches par catégories, sur papier et lorsque tu les réalises. Passe tous tes coups de téléphones d’un coup, lis tes emails en une fois et réponds-y. Regrouper ensemble les tâches qui se ressemblent permet d’aller plus vite.

4. Arrêter les distractions

Bloque des plages horaires 25 à 90 minutes durant lesquelles tu ne te concentres que sur une seule chose. Pas de multitâche, pas de distractions, pas d’interruptions.

Moi je suis beaucoup plus efficace pour écrire le matin (au travail). Donc tous les matins, je rédige une publication pour Instagram. Pour ce blog, j’écris souvent le soir ou les weekends et quand je m’installe, j’essaye de ne pas m’interrompre jusqu’à que l’objectif soit accompli.

La pire des distractions? Le téléphone et la télévision. Mets son téléphone sur silencieux et éteint la télé (si tu travailles de chez toi). D’ailleurs, si tu peux, enlève le téléphone de ton champs de vision, rien de tel qu’une lumière qui clignote pour nous faire réagir. Tu te rendras compte, si tu essayes de faire attention, qu’on est sans arrêt entrain de ‘regarder l’heure’ ou de checker ses notifications. On dit stop, on apprend le pouvoir de l’auto-discipline et on redevient maître de son temps.

5. Utiliser un calendrier éditorial

En tant que webmarketeur il y a fort à parier que tu aies à produire du contenu régulièrement; que ce soit sur les réseaux sociaux, sur YouTube ou sur un site internet. Produire du contenu prend du temps. Il faut trouver le sujet (une des étapes les plus difficiles parfois), développer son message autour du sujet, mettre en forme, distribuer et promouvoir.

Pour t’aider dans ta démarche, il va falloir que tu anticipes un maximum de ces étapes. Je conseille d’avoir un maximum de sujets de contenu prêt à l’emploi et pour cela, il te faudra utiliser un calendrier éditorial (une autre version de ton calendrier à RDV par exemple).

Comment remplir le calendrier éditorial ?

  • Organise toi une session de brainstorming et écris toutes les idées d’articles, de vidéos, de publications, de campagnes qui te viennent à l’esprit en relation avec ton secteur d’activité.
  • Utilise le calendrier national et regarde les grandes fêtes que tu pourrais utiliser pour des idées de contenu. C’est la saint valentin? Un boulanger pourra publier sur son blog un article « 5 gâteaux au chocolat pour la faire craquer ». Une esthéticienne pourrait faire une vidéo témoignage « Comment masser son cher et tendre pour la saint Valentin? » Un musicien pourrait lancer un tutoriel « Apprendre à écrire une chanson pour déclarer sa flamme ».
  • Utilise le calendrier des journées mondiales. Chaque jour a sa journée mondiale! Par exemple, savais-tu que le 2 avril est la journée mondiale de l’oreiller? Avec un peu d’imagination, ce calendrier est une source d’inspiration parfaite pour du contenu en relation avec l’actualité de ton secteur.

L’idée est d’avoir une idée claire des grands sujets à aborder dans l’année et ensuite compléter ça avec les nouvelles plus spontanées. Ce calendrier est à consulter tous les jours!

6. Automatise tes publications

Encore une fois ici, anticiper est le maître mot. Heureusement, la majorité des plateformes proposes des solutions pour automatiser la publication de son contenu. Facebook a un outil de planification intégré. Sinon tu peux utiliser Hootsuite ou Buffer. L’idée est de toujours avoir au moins une semaine d’avance. Par exemple, j’ai écris cet article une semaine avant sa publication. Et aujourd’hui, alors qu’il  a été publié automatiquement par WordPress, moi je suis sûrement à la plage entrain de profiter de mes vacances! De la même façon, pendant mes deux semaines de vacances j’ai programmé 6 publications Instagram et quelques tweets pour l’ONG pour laquelle je travaille. Cela permet d’assurer une présence en ligne quoi qu’il arrive.

La motivation et l’énergie

7. Écrire ses objectifs

Pour mieux gérer son temps, il faut éviter d’en perdre en s’éparpillant. Comme je le disais dans le point numéro 1, il faut tout écrire. Et bien écrire ses objectifs a un double effet. Il te permet à la fois de libérer ton cerveau tout en augmentant ton degré d’engagement et de motivation pour l’accomplir. En effet, écrire un objectif sur papier c’est prendre un engagement avec soi-même et c’est dire à son cerveau, à sa conscience et à son subconscient : « c’est du sérieux, je veux atteindre cet objectif »

De la même façon, je conseille de garder ses objectifs à portée de main et de les lire régulièrement (au moins une fois par semaine).

8. Stop à la procrastination

Faire le plus dure, le plus long et le plus compliqué en premier, c’est LE conseil à retenir. Repousser à plus tard n’est jamais une bonne chose. Alors tous les matins, commence par la tâche la plus lourde à réaliser. Cela aura deux conséquences positives : Premièrement, tu passeras le reste de la journée satisfait. Deuxièmement, toutes les tâches secondaires que tu auras gardé pour le reste de la journée te paraîtront très facile.

Côté perso

9. Ne t’implique pas émotionnellement

Quoi qu’il arrive au travail, même si tu es ultra passionné, ne t’implique jamais émotionnellement de façon négative. Tu peux laisser parler tes émotions positives tels que l’enthousiasme et la passion mais apprend à faire la part des choses. Ne laisse pas les doutes, la peur, la déception, la colère ou le stresse te pourrir tes journées et te distraire. Ignore les comportements dérangeants de tes collègues : ce n’est ni personnel ni contre toi. Développe ta patience et ton détachement. Que tu sois salarié ou entrepreneur, mais surtout si tu es salarié. L’entrepreneur doit aussi apprendre à ne pas s’impliquer émotionnellement, surtout dans la prise de décision. Mais la situation est différente. En tant que salarié en revanche, t’impliquer émotionnellement de façon négatif ne sera jamais positif. Reste professionnel et fait la part des choses. Ton cerveau n’a pas le temps ni l’espace de se concentrer sur ton travail et d’écouter tes états d’âmes en même temps.

10. Prend soin de toi

Pour être productif et savoir gérer son temps il faut être en forme. Être en forme et plein d’énergie aide notamment à mieux se concentrer et plus longtemps. Alors, quelles sont les bonnes pratiques pour être en forme?

Bien dormir : Peu importe ce que tu crois, et même si tu as « l’habitude », dormir moins de 7 heures par nuit n’est pas une bonne habitude. Tu seras plus productif et plus énergique si tu dors aux moins 7 heures pas nuit.

Bien manger : Combien d’entre nous se sentent fatigués après avoir manger? La digestion est lourde et on a qu’une envie : faire la sieste. Je ne suis pas nutritionniste, mais si tu veux être plus en forme, regarde de plus près ce que tu mets dans ton assiette.

Faire du sport : Plus on bouge, plus on aère son cerveau, plus on sécrète de l’endorphine et de la dopamine et plus on se sent mieux. C’est physiologique. Alors même si tu penses que tu n’aimes pas le sport, il va falloir continuer d’explorer pour en trouver un qui te convient, il y a le choix. Aller marcher pendant sa pause au travail est aussi un bon moyen de libérer l’esprit pour être plus productif.

Et toi, quelles sont tes bonnes pratiques?

Cécile Dhour

Digital Marketeuse sur Londres depuis 2015.

2 réflexions sur “ 10 trucs pour mieux gérer son temps et être plus productif en webmarketing ”

  • 10/11/2017 à 12:28
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    Merci de partager tes astuces pour être plus productive, même si je connais la plupart de ces choses un petit rappel fait du bien 🙂

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    • 12/11/2017 à 15:34
      Permalink

      Oui, la répétition est toujours utile, ça peut aider à passer à l’action. Il y souvent une différence entre ce que l’on sait et ce que l’on fait… Bon dimanche!

      Réponse

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