Si comme moi tu es salarié d’une entreprise, il est fort probable que tu connaisses le fléau des réunions de travail inutiles qui te font perdre ton temps.

Bien qu’il existe une méthode simple pour transformer une réunion qui ne sert à rien en réunion vraiment productive, la majorité des entreprises ne l’utilise pas, ou pas complètement.

Certaines des solutions abordées dans cet article ne sont réalisables que par la personne qui préside la réunion. Si tu penses que, malheureusement, tu ne peux pas amener le changement toi même, tu peux toujours partager cet article avec les personnes concernées… 🙂

Lorsque j’étais étudiante, je pensais que ce genre de réunions, où tout le monde s’ennuie et que l’on préfère éviter, étaient des légendes urbaines seulement vraies dans les veilles entreprises. Je pensais qu’aujourd’hui « tout le monde savait » et que dans notre société moderne, avec nos systèmes de management modernes, tout ce que je vais te présenter dans cet article était « évident ».

Organiser une réunion efficace

Je me rappelle très bien des leçons « Management des Hommes » auxquels j’ai assistés lors de mes cours de Master. Un jour, le professeur de ce cours là nous a parlé des réunions. À cette époque, tout me paraissait tellement logique que je me disais que ce professeur nous prenait vraiment pour des idiots…

Ce n’est qu’une fois rentrée sur le marché du travail que j’ai compris: tout n’est pas évident et si moi j’applique ce que je sais, je vais pouvoir faire la différence et amener le changement; contrairement à mes collègues qui ont à peine conscience de l’état critique de la situation.

Le monde du travail, qu’on le veuille ou non, ce n’est pas le monde des bisounours. Comme dans la vie réelle, on peut travailler avec des personnalités plus ou moins faciles (voir mon article sur ‘Comment travailler avec un collègue difficile’), plus ou moins motivées, plus ou moins intelligentes, plus ou moins organisée, etc. Chaque personne a aussi un niveau de conscience différent quant à la situation de l’entreprise, de l’équipe ou de sa productivité personnelle.

En revanche, s’il y a bien une chose que tu peux contrôler, changer et améliorer, c’est toi-même. Chaque jour est une opportunité durant laquelle tu peux grandir, tant au niveau professionnel que professionnel. Tu peux lire, apprendre ou réfléchir sur ton travail. Tu peux apprendre à te connaître, t’observer et observer tes réactions pour essayer de devenir une personne meilleure chaque jour.

Et ça, c’est ta force. Si tu as compris ça aujourd’hui, et que dès demain tu commences, consciemment, à chercher à devenir meilleur professionnellement et personnellement, imagine la longueur d’avance que tu auras sur tes collègues, d’ici un an? Eux qui ne se remettent pas ou peu en question, eux qui refusent le changement et favorisent le status quo?

Aujourd’hui dans cet article, je vais me concentrer sur un des sujets les plus basiques du monde de l’entreprise mais qui peut clairement faire la différence dans ta vie professionnelle: les réunions, comment les organiser et comment les diriger de façon efficace et productive?

Avant la réunion : Définir un objectif, un agenda et des responsabilités

Si tu es comme moi, je suis prête à parier que tu as déjà reçu des invitations pour des réunions de travail auxquelles tu t’es présenté sans vraiment savoir pourquoi.

Le titre de l’invitation était vague et il n’y avait pas d’agenda. Tu es alors arrivé à la réunion sans préparation, tu as fait plus ou moins acte de présence, espérant que la réunion ne s’étende pas trop car tu as des tonnes d’autres choses à faire.

1. Définir un objectif

Il est important pour tout participant de savoir pourquoi ils sont invités. Un participant qui ne sait pas pourquoi sa présence est nécessaire, qui ne doit rien préparer ou présenter, et qui ne sait pas quel bénéfice il tirera de la réunion sera démotivé et désengagé avant même que la réunion commence.

Donner un titre à la réunion et formuler clairement l’objectif de celle-ci est primordiale pour que chaque participant sache pour quelle raison il va sacrifier une heure (ou plus) de son temps.

Prenons un exemple pour y voir plus clair et regardons ces deux titres de réunion.

Exemple 1 : Invitation à la réunion « Concours Instagram »

Exemple 2 : Invitation à la réunion « Prochain concours Instagram: définition de la cible, du thème et des ressources (humaines, financières et matériel) »

L’exemple 1 reste très vague et ne dit pas exactement de quoi la réunion va parler. Va-t-on parler des précédents concours, des règles du concours, du prochain concours? Le deuxième quant à lui définit plus clairement l’objectif en précisant les trois thèmes clés qui seront abordés (cible, thème et ressources).

2. Définir un agenda

Une réunion sert à décider de l’ordre du jour de la réunion suivante. Jean-Loup Chiflet

Avant d’envoyer l’invitation, il est important d’y joindre un « agenda ». L’agenda doit présenter la date, la durée et le thème de la réunion, l’objectif principal, les participants et les différentes personnes qui doivent réaliser une présentation.

En quelques lignes, l’agenda annonce un peu plus en détails les thèmes qui doivent être abordés et qui sont les participants qui les présentent. Cela permet aussi de s’assurer que toutes les personnes invités sont pertinentes.

3. Définir des responsabilités

Dans l’agenda de la réunion, il est tout aussi important de préciser qui fait quoi ainsi que de désigner le rôle de chacun. Peut-être que certaines personnes ne seront là que pour être informées; d’autres pour présenter ou pour prendre des notes et enfin, il faut qu’il y ait un processus clair de décision avec un ou des décideurs clairs.

Attention à ce qu’il n’y ait pas, comme le disent bien les anglais, ‘trop de chefs dans la cuisine’! Demandez l’avis de trop de personnes est le fardeau des réunions durant lesquelles rien ne se décide.

Il arrive souvent aussi que certains managers décideurs, déconnectés du terrain, s’imposent de façon déraisonnable et prennent des décisions décalées avec la réalité. Si tu as la possibilité de le dire, fais le et fais toi entendre au nom de l’équipe. Accepter sans broncher des tâches impossibles ou des délais intenables ne peut qu’agrandir les tensions et frustrations. Si ton manager ne se rend plus compte des réalités du terrain, c’est à toi de lui rappeler. S’imposer dans le respect, être assertif, n’est pas un défaut mais une qualité. S’effacer en silence ne rendra service à personne.

Pendant la réunion : Discuter, Décider, Préparer à l’action

Cet article est né du constat que la majorité des réunions auxquelles j’assiste sont, malgré moi, des réunions durant lesquels tout le monde discute, personne ne décide et personne n’agit. Dans le meilleur des cas, l’équipe discute et décide mais, une fois sortie de la salle, rien ne se passe et aucune action n’est prise. Pourquoi?

Bien souvent, si la réunion est inefficace, c’est parce que ni la première étape « Préparer la réunion et définir un objectif », ni la troisième étape « Remercier et récapituler » n’ont été réalisées.

En revanche, grâce à un agenda bien préparé, un ordre du jour, des rôles bien définis et un plan d’action bien écrit, tu mettras tout de ton côté pour vivre l’expérience d’une réunion productive!

4. Identifier les différents rôles dans un groupe

Il est essentiel d’officialiser les rôles et responsabilités de chacun dans une réunion, tout comme dans un projet. C’est exactement comme dans l’histoire de Tout le Monde, Quelqu’un, Chacun et Personne lorsque l’on demande a Tout le monde de faire quelque chose. Chacun aurait pu le faire et Tout le Monde pensait que quelqu’un le ferait. Finalement, personne ne le fit et Tout le Monde reprocha à chacun de ne pas l’avoir fait…

Il faut donc définir des rôles et des responsabilités de façon claire et transparente. Il faut décider d’un animateur, celui qui dirigera la réunion; d’un secrétaire, celui qui prendra des notes et rédigera le compte-rendu; d’un maître du temps; et d’un décideur, pour les rôles les plus importants.

Il est important d’identifier le ou les décideurs pour un sujet donné. Il se peut que le choix soit évident mais ce n’est jamais si simple. Parfois, plusieurs managers se retrouvent au tour de la même table et il faut faire face aux égos de chacun. Parfois, les managers poussent le management participatif à l’extrême et se délèguent de leurs responsabilités en ne prenant aucune décision et en laissant l’équipe décider seule. Si le choix n’est pas évident, je conseille, avant de commencer la réunion, de demander à mettre en place le processus de décision et de validation à suivre.

5. Décider et mettre en place un plan d’action

Une fois les discussions engagées, les présentations présentées et les questions soulevées, il faut conclure et répondre. L’équipe doit alors mettre au clair les décisions qui sont prises et créer un plan d’actions. Chaque action doit être attitrée à une personne responsable et avoir une date butoir.

Reprenons l’exemple du concours Instagram. Supposons qu’il ait été décidé d’une équipe de 4 personnes pour organiser le concours. Certaines des actions pourraient être:

Cécile (Qui), avant la fin de la semaine 16 (quand): Avoir préparé les briefs designs pour les visuels de communications/ publications (quoi)

Pierre, avant la fin du mois : Présenter le Media plan pour la campagne étendue sur 3 semaines.

Paul, pour le 15 juin : avoir contacté tous les sponsors et partenaires.

Jacques, pour la semaine 18 :  présenter les visuels en fonction du brief donné par Cécile en semaine 16.

Tout le monde: Se réunir de nouveau d’ici fin de semaine 18. L’ agenda sera écrit et distribué par Cécile en semaine 17.

Après : Remercier et récapituler

Penser qu’une fois la réunion terminée, le travail est fait, c’est là sûrement la plus grande erreur des entreprises. La réunion n’est qu’une étape intermédiaire qui permet aux équipes d’avancer dans leur travail. Afin de s’assurer que tout le monde ait bien compris et entendu le même message, il est indispensable de faire suivre la réunion d’un compte rendu récapitulant les décisions principales.

6. Remercier

Les petites attentions sont celles qui font la différence et qui nous rendent humains. Remercier chacun des participants pour leur présence et pour la valeur et l’importance de celle-ci sera la cerise sur le gâteau. Rien n’est acquis alors sache être reconnaissant du temps qui t’a été accordé.

7. Faire un compte-rendu

Après avoir remercié, il est essentiel de transmettre un compte rendu de la réunion. Attention, le but de cet exercice n’est pas de garder une archive des discussions menées mais de favoriser le passage à l’action. Je conseille donc de rédiger un compte rendu basé sur l’action. Chaque action (quoi) doit être complétée par le nom de la personne qui doit la réaliser (qui) et la date d’échéance (quand).

Je conseille également de mettre en gras le nom des personnes citées dans le compte rendu. Dans la précipitation, les mails sont souvent ‘scandés’ au lieu d’être lu en entier. Il y a de forte chance que ton collègue ne lise que la ligne qui contient son nom.