5 trucs à savoir lorsque tu débutes en tant que manager

Félicitations ! Tu as été promu, tu es maintenant manager. Que ce soit d’une ou dix personnes, que tu manages un stagiaire ou plusieurs salariés ; tu es maintenant responsable de la performance et du bien-être des membres de ton équipe.

Oui… ça met un peu l’impression.

Je suis moi-même, il y a presque un an, devenue manager d’un stagiaire en Marketing Digital qui m’assiste aujourd’hui dans mon travail. J’avais 26 ans à l’époque et mon premier stagiaire en avait 20. Tu peux comprendre que ça fait bizarre au début. J’ai l’impression que j’avais 20 ans hier encore..!

Cet article aborde le sujet du management en général, que tu travailles en webmarketing ou pas, cet article est fait pour toi.

 

Cécile Dhour Marketing Digital Manager
5 trucs à savoir pour les nouveaux managers

C’est lorsque je suis devenue manager que je me suis demandée quel type de manager je veux être. La théorie je la connais, mais sur le terrain, comment on fait ? Comment dire à quelqu’un ce qu’il doit faire sans donner des ordres ? Comment être accessible et à l’écoute sans tomber dans l’écueil de la copine confidente ? Comment faire pour ne pas que mon stagiaire se rende compte que je n’ai jamais fais ça avant ? Et si je ne sais pas répondre ? Et si je me trompe ? Et si je suis trop sévère ?

 

Bref, tu l’auras compris, les questions s’enchaînent, les doutent s’ensuivent. Et résultat ? Après presque un an de management, j’ai appris la meilleure des leçons: Avec de la préparation, de la détermination et les meilleures intentions, tout ne peut que bien se passer.

Je t’invite à lire cet article dans lequel j’ai regroupé les 5 points qui me semblent les plus importants pour toi et ton succès, en tant que manager débutant. Pour chacun des points, essaye d’évaluer où tu te situes, intègre les concepts et dès demain au bureau, observe-toi. La prise de conscience est le meilleur moyen de progresser.

1. Être à l’écoute

Si la capacité d’écoute est une des qualités les plus mises en avant, c’est aussi une qualité mal comprise par les managers. J’ai rencontré, lors de mon parcours professionnel, des managers – bien qu’amicaux et accessibles – très mauvais à l’écoute. Pourtant, je suis sûre qu’ils ne s’en rendaient pas compte et qu’ils se pensaient très bon.

Être à l’écoute, ça veut dire quoi? Être à l’écoute, ce n’est pas seulement écouter en silence ton employé se plaindre et vider son sac. Être à l’écoute c’est bien plus complet et complexe que ça.

L’écoute active

Tu as sûrement déjà entendu parler de l’écoute active ? L’écoute active est la clé de la réussite en communication, que ce soit au niveau personnel ou au niveau professionnel.

L’écoute active, aussi appelée écoute bienveillante est un concept développé par le psychologue américain Carl Rogers. Au delà de la reformulation, elle consiste à créer un sentiment de sécurité et de confiance avec son interlocuteur, de montrer de la bienveillance et de l’empathie, tout en mettant des émotions sur les mots exprimés. Pour cela, celui qui écoute doit se montrer disponible et sans préjugé.

Débuter en tant que manager

Reformuler

La reformulation est une composante de l’écoute active et il me semble important d’insister sur ce point. La reformulation qu’elle soit factuelle ou émotionnelle, à un double objectif. La reformulation factuelle (rappel des faits énoncés) permet de s’assurer que tu as, en tant que manager, bien compris le message de ton interlocuteur. Il est très important de ne jamais supposer ou interpréter. Si tu as un doute, demande un éclaircissement.

La reformulation émotionnelle, composante principale de l’écoute active qui consiste à mettre des émotions sur les mots de ton interlocuteur, permet de créer un sentiment de confiance, de sécurité et permet donc à l’interlocuteur de se livrer plus facilement. Cela peut être très utile si un membre de ton équipe souhaite te parler d’un sujet délicat.

La reformulation permet donc de t’assurer d’avoir bien compris le message, d’éclaircir des zones d’ombres et d’approfondir le sujet.

Il est important d’écouter son équipe et de s’assurer que ses membres soient épanouis dans leur travail (voir un article prochainement sur le bien-être au travail).

Proposer un plan d’action (face à face n°2)

Dans le cas d’une demande, d’une plainte ou d’un problème quelqu’il soit, ce que je pourrais reprocher à certains managers, c’est de s’arrêter après avoir écouté. Vider son sac n’est pas suffisant pour la personne qui a quelque chose à dire. En tant que manager, tu as maintenant la responsabilité de t’assurer que ton employé reçoive une réponse. Si un employé te fait part d’un problème ou d’une idée, une relation conflictuelle avec un collègue, un ennui dans les tâches proposées, une volonté d’évoluer en responsabilités, etc., il est de ta responsabilité de donner suite. Tu n’as bien sur aucune obligation de répondre par la positive, mais tu dois répondre.

Je te conseille de dire à la personne que tu as bien entendu son inquiétude/ désir/ idée et que tu reviendras vers elle dans quelques jours. Prend ce temps pour évaluer la situation, réfléchir aux solutions possibles, et proposer un plan d’action.

Si tu dois répondre par la négative à une demande; par exemple une personne de ton équipe souhaite une augmentation, une promotion, un changement de poste etc. et que tu ne peux pas lui accorder, explique lui pourquoi et comment faire pour obtenir une réponse positive la prochaine fois (obtenir de meilleurs résultats, suivre une formation sur telles ou telles compétences, etc).

Dans une majorité des cas ce genre de discussion se réalise avec le responsable des ressources humaines. Cependant, je crois que cela fait partie du devoir du manager d’être au courant de la situation et de pouvoir en parler librement avec son équipe.

Faire un retour et évaluer le changement (face à face n°3)

Jeune managers du digital
Créer un climat de confiance entre le manager et l’employé

Après avoir proposé un plan d’action, tu dois en tant que manager t’assurer que les résultats escomptés sont présents. Imaginons que tu as un employé qui était démotivé. Tu l’as écouté et tu lui as proposé un plan d’action: tu lui as donné plus de responsabilités, l’employé peut exprimer ses idées et sa créativité plus facilement, tu as changé son bureau de place pour qu’il se sente moins isolé et tu as défini des objectifs clairs.

Bref, tu es persuadé avoir réalisé le cocktail magique et tu es sûre que la situation va s’arranger. D’ailleurs, ça a déjà l’air d’aller mieux. Oui, mais comme je l’ai dit plus haut, tu ne dois rien supposer ! Tu veux savoir si ça va mieux ? Convoque l’employé pour un troisième face à face, récapitule ce qui s’est dit durant la première réunion (exposition du problème) et durant la deuxième (proposition d’un plan d’action) et évalue la situation avec ton employé en lui demandant comment ça va, tout simplement.

2. Mettre des objectifs clairs : quoi, quand, comment ?

« Améliorer le site web » ; « Continues comme ça » ; « Gérer les réseaux sociaux » ; « Augmenter la visibilité en ligne » … Autant d’objectifs qui veulent tout dire et rien dire à la fois.

Si tu veux rendre service à ton équipe, tu dois être clair et précis dans tes objectifs. Et pour cela, chaque objectif doit être mesurable, entre autres. Pour être mesurable, tu dois donc donner un moyen d’évaluer le résultat. Par exemple, au lieu de « Améliorer le site web », l’objectif pourrait être « Augmenter le temps de présence sur un page de 15% » ; « Passer le seuil des 5 000 visites par mois » ; « Diviser le nombre de pages du site par deux et condenser l’information pour la rendre plus claire » etc.

En d’autre termes, un bon objectif est un objectif SMART (intelligent) en anglais.

S pour spécifique

M pour mesurable

A pour accepté et ambitieux

R pour réaliste

T pour temporel

Plus d’information sur les objectifs SMART sur l’encyclopédie en ligne la plus célèbre du web 🙂

3. Faire des retours pertinents et concrets

De la même façon que l’objectif doit être spécifique, mesurable, accepté, réaliste et temporel ; tes retours (feedbacks) aussi doivent être SMART. En d’autres termes, il ne s’agit pas de dire « C’est bien, continue comme ça, en revanche essaye de mieux tenir tes deadlines ». Ton retour doit clairement expliquer et féliciter ton employé sur ce qu’il a fait de bien, en donnant un exemple. Pour ce qui est à améliorer, cela peut paraître plus délicat mais c’est la même chose.

Si tu as peur de vexer car tu sais que la personne fait de son mieux, je te propose d’utiliser les méthodes de la communication non violente. Après avoir fait félicité ton employé sur ce qui a bien été fait, voici ci-dessous une façon de proposer des axes d’amélioration (basé sur un exemple d’une personne toujours en retard dans le respect des échéances).

Premièrement, tu exposes un fait concret : « Cela fait trois projets que tu rends en retard de plusieurs jours. La deadline était pour « date » et nous avons reçu le projet en « date ». » (Ceci est un fait, dénué d’interprétation. L’interlocuteur ne peut le contredire),

Deuxièmement, tu exprimes un sentiment engendré par le fait exposé précédemment: « Les retards sur les projets stressent l’équipe et retardent nos prestataires. J’essaye de faire de mon mieux pour coordonner et les faire patienter sans leur faire perdre leur temps mais ce n’est pas facile. »

Troisièmement, tu proposes une solution : « Si les deadlines sont trop courtes nous pouvons travailler ensemble pour les rendre plus réalistes. » « Si tu as besoin d’aide pour gérer ton temps et prioriser les tâches, nous pouvons regarder s’il y a des formations disponibles. » « Si tes conditions de travail ne sont pas idéales et tu es dérangé régulièrement, dis-moi. »

Quatrièmement : Conclure l’accord avec l’employé en choisissant une des solutions proposées.

4. Favorise le management participatif

Il est fort possible qu’en tant que manager, et avec ton expérience, tu saches mieux que tes employés les directions à prendre. Ton intuition est meilleure, tes compétences sont plus grandes. Et il est aussi fort possible que si tu faisais tout toi même, certaines choses iraient bien plus vite. Comme tu sais mieux que ton équipe, tu pourrais très bien lui faciliter la tâche et dire à chacun ce qu’il doit faire, quand, comment et pourquoi. Ton équipe n’aurait qu’à exécuter. Hop ! Rapide et efficace !

Sauf que peut être que tu crois que tu sais mieux que les autres mais peut-être que 10 cerveaux à réfléchir sur un sujet valent mieux qu’un? Peut-être que si ton équipe participe au processus de décision et à la vision stratégique de tes projets, elle sera plus impliquée et motivée? Peut-être qu’une équipe qui a la possibilité de prendre des initiatives adhère mieux à celles-ci ?

Le management participatif est un mode de gestion qui consiste à susciter l’engagement et la prise d’initiative des équipes de travail, en les responsabilisant et en les intégrant dans la vie quotidienne de l’entreprise, et surtout lors de la prise des décisions.

Encore une fois, en théorie, c’est facile. En réalité, il n’est pas du tout naturel de s’effacer en faveur de quelqu’un d’autre. Laisser ton équipe grandir et s’exprimer sous-entend que tu dois apprendre à rester en retrait. Dorénavant, ton rôle est de mettre en place un environnement favorable pour un travail efficace et productif et de stimuler ton équipe.  On a tous un ego et on a toujours envie de prouver ce que l’on sait faire; que ce soit en tant que manager ou en tant qu’employé. Cependant, tu n’as rien à prouver à ton équipe de ce côté là et ton équipe n’est pas ta compétition. Être manager c’est donner l’opportunité à chaque membre de ton équipe de se réaliser et de s’accomplir. Pour cela, il faut que tout un chacun puisse s’exprimer et prendre une part active à la vie de l’entreprise.

5. Ne critique pas les autres

Avant de terminer cet article, j’aimerai te donner un dernier conseil. Si tu avais l’habitude de te confier facilement à tes collègues sur certaines de tes frustrations au travail, maintenant que tu es manager, tu vas devoir arrêter ou alors être très discret.

Je déconseille fortement de manifester une attitude subjective, négative ou personnelle en face de son équipe. Rester professionnel et objectif est la règle d’or numéro 1, et cela implique la maîtrise parfaite de ses émotions. Si tu veux garder ta crédibilité, tu ne dois en aucun cas critiquer quelqu’un ou quelque chose de façon négative (et non constructive) face à ton équipe.

La deuxième raison derrière ce conseil est de protéger ton équipe et d’éviter de créer des aprioris et des biais. Si les membres de ton équipe n’ont pas encore fait l’expérience par eux même de telle ou telle difficulté, tant mieux pour eux. Connaître les états d’âmes de tout un chacun ne les aidera pas. Il vaut mieux que chaque personne face son expérience, libre de tout préjugés et apriori.

Voilà pour les cinq premiers conseils que je peux donner à tout manager qui débute. J’espère que cet article te sera utile et t’encourageras au moins à te demander où tu te situes sur chacun des points ci-dessus. N’hésite pas non plus à partager ton expérience dans les commentaires en dessous ↓

 

Cécile Dhour

Digital Marketeuse sur Londres depuis 2015.

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